Корпоративная рассылка: советы и лайфхаки

Корпоративная рассылка помогает доносить до сотрудников информацию на основе шаблонов. Она необходима и актуальна уже долгое время. Электронные письма могут содержать информационный характер, поздравительный, опрос или рекламу.

Настроить такую рассылку можно своими силами, но это потребует затрат большого количества времени и ресурсов, ведь для каждого письма нужно создать собственный шаблон, определить получателей, настроить время и дату рассылки определенных писем. Для упрощения процесса корпоративной рассылки писем практичнее и эффективнее использовать специализированные сервисы для рассылки email.

Задачи корпоративной рассылки

Различные бизнесы используют почту как инструмент для коммуникации с подчиненными. Особенно это актуально в большом коллективе или крупной корпорации, когда есть филиалы в другом городе. Целью является донести информацию до сотрудников. При помощи писем продвигаются идеи, коллектив в курсе событий, налажено взаимодействие и это вовремя реагировать на изменения. Лучше изложить необходимый материал в письме и сразу отправить всем, чем заставлять сотрудников ходить по совещаниям, и тратить большое количество времени.

Зачем нужна корпоративная рассылка бизнесу

1. Информирование – распространение различной информации среди сотрудников. Например, это может быть анонс мероприятия, напоминание о важном совещании или сроках завершения задачи, сообщение об изменениях регламентов работы и оповещения о прочих значимых событиях в жизни компании.

2. Рассылка инструкций по работе с организационными инструментами, обучающих материалов. Это поможет доставить до каждого отдела необходимые материалы для изучения и внедрения в рабочий процесс. Кроме того, к этим материалам всегда можно будет вернуться, перейдя в соответствующее письмо.

3. Оптимизация коммуникации внутри компании. Для этого необходимо оставить адрес почты, куда сотрудник сможет обратиться со своим вопросом, предложением или пожеланием. Также коммуникация упрощается, если настроить группы получателей по отделам, должностям и прочим параметрам.

4. Выдача или сбор обратной связи для анализа важных моментов в организации для оптимизации рабочих процессов.

5. При помощи корпоративной рассылки налаживается взаимодействие, необходимое для повышения качества продуктов или услуг.

Для кого будет полезна корпоративная рассылка

Корпоративная рассылка необходима не только руководству компании. Для руководства это отличная возможность снизить бумажный документооборот и быстро поставить в известность сотрудников о последних изменениях или донести необходимую информацию. Теперь коллектив будет в курсе начала рабочей встречи или совещания, у сотрудников будет повестка.

Но и для сотрудников это необходимо. Они смогут постоянно оставаться на связи с руководством, получать последние новости, успевать реагировать на изменения и давать обратную связь. Коллектив одновременно получит информацию о встрече, корпоративном мероприятии или намечающемся празднике. Место, время, тематика – все содержится в письме. Нет необходимости собирать лишний раз совещание. Необходимую информацию стоит разослать и ждать обратной реакции.

Игнорировать корпоративную рассылку точно не стоит. Это бюджетный способ вовлечения в корпоративную культуру и создание командного духа. Так же это действенный инструмент моментального информирования. Если грамотно выстроить схему работы, то это позволит очень далеко продвинуться в работе.

Очень важной станет рассылка в случае договоренностей и обсуждения каких-либо вопросов. Это преимущество достигается сохранением переписки.

Инфоповоды для рассылки

Рассылка для сотрудников станет отличным поводом сделать общение проще и легче. Это удобно и помогает создать налаженную схему общения. Рассылка никогда не заменит живого общения, но поможет ускорить процесс информирования.

Для новичков создайте рассылку, где описаны тонкости работы, ценности и прочая информацию. Это подсказка будет всегда под рукой. Оформить корпоративную рассылку можно в любом стиле, чтобы она располагала и запомнилась. Укажите для примера распорядок дня, расскажите о действующих правилах и требованиях. Выделите абзац для ценностей компании и специфики работы. Вставьте контакты лица, способного при необходимости помочь и подсказать.

Устройте рассылку с информацией о вакантных должностях. Может быть такое, что сотрудники знают людей, ищущих работу и которые будут полезны на этом месте или же сами могут быть заинтересованы в переходе на другую должность

При помощи электронных писем директор получает возможность лично обратиться ко всем сотрудникам. Обращение должно составляться в строгом и деловом стиле. Это поможет сохранить авторитет и вызвать уважение и доверие у сотрудников.

Очень часто корпоративная рассылка помогает для сбора обратной связи. Это возможность провести опрос. Выделите основные вопросы, которые вас интересуют, и подготовьте общие темы.

Для укрепления командного духа создаются письма, где выделяются достижения компании. Вставьте туда фотографии награждения сотрудников, предстоящие мероприятия и номинации.

Поздравления – это всегда приятно. А когда твоя любимая компания про тебя не забывает, приятно вдвойне. Красочное, яркое поздравление, оформленное в тематическом стиле с парой приятных пожеланий, вызовут доверие и открытость.

Главное, что стоит помнить – не перебарщивать с количеством писем. Если их очень много и поступают они постоянно сплошным потоком, их просто некогда читать, вникать и порой даже открывать. Поставленная задача рассылки будет не выполнена и толку от нее тоже не будет.

Стоит выделить приоритетные задачи и постепенно начинать воплощать их в жизнь.

Работа по запуску рассылки

Чтобы начать рассылку, потребуется либо специально обученный человек, который будет получать оплату за свою работу, либо же попробуйте самостоятельно создать рассылку через сервис. Первый вариант довольно затратный, учитывая, что потребуется несколько рассылок в течение месяца. А сервисов довольно много и освоить их доступно самостоятельно. Есть платные и бесплатные варианты с многообразием функций. Все зависит от количества получателей и писем, которые будут направляться.

Для запуска рассылки необходимо совершить следующие действия:

Создайте корпоративную почту для рассылки.

Корпоративная почта для рассылок должна быть у всех сотрудников компании. Если в компании работают различные отделы, то какому-то отделу будет неинтересна информация, составленная по другому отделу. Это сегментация, которую следует соблюдать. После отправки первого письма, попросите сотрудников просмотреть его и добавить адрес в список желательных писем. Это поможет избежать его попадания в спам.

Определите инфоповоды

Подумайте над тем, какие письма вы планируете отправлять. Скорректировать инфоповоды можно в процессе, но самые основные мы рассмотрели выше.

Подготовьте шаблоны писем для каждого инфоповода

Анонс мероприятия, поздравление сотрудников, анкета со сбором обратной связи должны отличаться по структуре и внешнему виду, поэтому необходимо создать узнаваемый уникальный шаблон для каждого типа письма.

Настройте отправку по времени

Например, письма о достижениях можно отправлять один раз в месяц в последних числах, анонсировать мероприятия один раз в неделю. Существует возможность настройки режима, с помощью которого подготовленные письма будут отправляться автоматически.

Соберите обратную связь для внесения улучшений в рассылки

Это поможет понимать, какие письма более читаемые, что интересует сотрудников больше. Необходимо создать опрос среди сотрудников, что им интереснее всего, как им идея с корпоративной рассылкой, что вообще не стоит рассылать.

Перед тем, как отправлять письма, необходимо проработать все варианты. Когда и кого поздравлять, выбрать даты, подготовить текст, или мотивирующее письмо, отметьте темы, которые точно нельзя затрагивать, разработайте несколько вариантов шаблонов, разбейте список адресов по группам, выберите тех, с кем стоит согласовывать отправку.

***

Подводя итог, стоит отметить, что для создания рабочей корпоративной рассылки требуется понимать, что интересует сотрудников и коллектив в целом. Не пишите лишнее, то, что способно утомить или направить в другую сторону, заставит сомневаться или вызовет негативную реакцию. Все должно выглядеть по-деловому с соблюдением субординации. Текст — доступным и понятным.

Соблюдайте простые правила, которые помогут удержать читателя:

1. все читаемо и понятно, никому не хочется искать суть в длинном письме;
2. тема должна отражать суть, чтобы сразу понимать, что в содержании;
3. писем не должно быть слишком много, иначе рассылка утомлять;
4. оформление в соответствии с брендом. Тогда это создаст общность и даст возможность почувствовать себя частью компании.