Электронный документооборот позволяет создавать, подписывать, передавать и хранить документы без бумажных экземпляров. Если файл оформлен в цифровом виде с соблюдением требований законодательства, дополнительно распечатывать его только ради хранения обычно не требуется.
При этом важно различать электронный оригинал и его бумажную копию. Простая распечатка не переносит свойства электронной подписи и сама по себе не становится оригиналом.
Что считается оригиналом в ЭДО
Если документ был создан и подписан электронно, юридически значимой версией остается файл вместе с данными, которые позволяют проверить подпись.
Например, документ с квалифицированной электронной подписью по общему правилу признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Дополнительные условия могут устанавливаться законом, нормативными актами или соглашением сторон.
Поэтому подход «подписали электронно, затем обязательно распечатали и положили в папку» во многих случаях только дублирует работу.
Когда распечатка не нужна
Бумажную версию обычно не требуется создавать, если организация может полноценно работать с электронным оригиналом.
Это касается, например:
- внутреннего хранения в электронном архиве;
- обмена документами через систему ЭДО;
- предоставления цифровых документов по установленным электронным каналам;
- дистанционного подписания документов с клиентами.
Если компания регулярно взаимодействует с физическими лицами, сервис подписания документов позволяет организовать процесс без распечатки, сканирования и последующей загрузки бумажных экземпляров. Клиент получает документ и подписывает его в электронном формате, после чего цифровая версия сохраняется в системе.
В каких случаях бумажная копия все-таки может понадобиться
Полностью исключить печать из всех процессов удается не всегда. Рассмотрим самые популярные ситуации, когда нужна бумажная копия документа.
- Документ нужен для практической работы. Иногда бумага используется не как юридический оригинал, а как рабочая копия. Например, сотруднику может понадобиться распечатанная накладная при сборке заказа или инструкция на производственном участке.
- Бумажный экземпляр запрашивает получатель. Контрагент, государственный орган или другая организация в отдельных ситуациях может запросить документ на бумаге.
- Требуется юридически равнозначная бумажная версия. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, нотариус может удостоверить равнозначность изготовленного им бумажного экземпляра электронному оригиналу. Такая бумажная версия получает ту же юридическую силу.
Нужно ли полностью отказываться от печати
Цель ЭДО не в запрете бумаги, а в устранении ее там, где она не дает дополнительной пользы. Компания может оставить печать для отдельных рабочих или юридических сценариев, а основные процессы вести полностью в цифровом формате.
Если документ изначально оформлен электронно и его оригинал корректно хранится, распечатывать его только для создания дополнительного архива обычно нет необходимости. Это позволяет сократить ручные операции, расходы на хранение и количество дублирующих процессов.
